spam-und-massen-anfrage-filter

name: spam-und-massen-anfrage-filter description: "Sekretariat hat Anfrage erhalten die verdaechtig ausschaut. Spam-Erkennung Kanzlei-Eingang. Prüfraster: Spam Werbung 419-Scams automatisierte Recruiter-Mails Massen-Mandantenanfragen Phishing. Output: Spam-Einschaetzung mit Empfehlung Aussortierung oder Nachfrage. Abgrenzung zu anfrage-eingang-pa..."

Arbeitsweg

Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: BRAO § 44 unverzügliche Annahme/Ablehnung, RVG § 34 Erstberatung max. 190 EUR (Verbraucher), DSGVO Art. 13 Information bei Erhebung.
Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43a, 44, 49b, BORA §§ 2, 11, BGB §§ 145 ff., 280, 627, 675, GwG §§ 10, 11, RVG §§ 1, 4, 34 (Erstberatung), DSGVO Art. 6, 13 — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Anfragender (Interessent), Anwalt, Sekretariat, Compliance-Beauftragter, Mandantenbetreuer.
Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Erstkontaktformular, Konfliktscreening, Mandatsvertrag, Vollmacht, Honorarvereinbarung, Mandantendossier, Datenschutzhinweis — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Spezialwissen

Dieser Skill erkennt und kennzeichnet eingehende E-Mails, die keine legitimen Mandantenanfragen sind. Bei positiver Spam-Erkennung wird keine Erstantwort generiert; stattdessen erhält das Sekretariat eine Aussortierungsempfehlung.

Triage zu Beginn

Zeigt die Anfrage klassische Spam-Muster (419-Scam, automatisierte Masse, Phishing, Werbung)?
Gibt es Hinweise auf massenhafte identische Einsendung (Template-Formulierungen, ungewoehnliche Absenderadressen)?
Soll die Anfrage zur Aussortierung markiert oder direkt verworfen werden?
Gibt es Zweifelsfaelle, bei denen die Sekretariatsmitarbeiterin manuell entscheiden soll?

Aktuelle Rechtsprechung

Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Zentrale Normen

Art. 32 DSGVO — TOM: Spam-Filter als Sicherheitsmassnahme für Kanzleikommunikation
§ 263 StGB — Betrug: 419-Scam als strafrechtlich relevanter Betrugsversuch; Nichtbearbeitung ist pflichtgemaess
§ 43 BRAO — Sorgfaltspflicht: Ressourceneinsatz der Kanzlei darf auf legitime Anfragen beschraenkt werden
Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO — Datensparsamkeit: keine Verarbeitung von Spam-Daten

Spam-Muster-Katalog

Kategorie 1: Klassischer 419-Scam (Vorschussbetrug)

Kennzeichen:

Absender aus Drittländern, die nicht zum Sachverhalt passen
Schilderung großer Summen, die "transferiert" werden sollen
Anfrage nach Treuhandkonto, Bankkontodaten oder Vorleistungen
Formulierungen: "millions of dollars", "strictly confidential", "God bless you"
Regelmäßig schlechtes Deutsch oder maschinell übersetzter Text

Aktion: SPAM — 419-SCAM

Kategorie 2: Automatisierte Massen-Mandantenanfragen

Kennzeichen:

Identischer Wortlaut in mehreren eingehenden Mails
Merkmale automatisierter Erstellung: fehlende Personalisierung, Template-Formulierungen
Ungewöhnliche Absenderadressen (zufällige Zeichenfolgen, zahlreiche Ziffern)
Keine konkreten Sachverhaltsdaten

Aktion: SPAM — MASSEN-ANFRAGE

Kategorie 3: Werbung und Newsletter

Kennzeichen:

Angebotscharakter: Dienstleistungen, Produkte, Software für die Kanzlei
Opt-out-Link vorhanden
"Unsubscribe"- oder "Abbestellen"-Hinweis
Absender ist erkennbar ein Unternehmen, nicht eine Privatperson

Aktion: KEIN-SPAM — WERBUNG (gesonderter Kanal; kein Erstantwort-Prozess)

Kategorie 4: Automatisierte Recruiter-Mails

Kennzeichen:

Angebot von Kandidaten für offene Stellen
Formulierungen wie "Ich bin auf Ihr Unternehmen aufmerksam geworden"
Anhänge mit Lebenslauf ohne Bezug zu einer Stellenausschreibung
Häufig über LinkedIn- oder XING-Weiterleitungen

Aktion: KEIN-SPAM — RECRUITER (Weiterleitung an HR-Kanal)

Kategorie 5: Phishing-Versuche

Kennzeichen:

Links zu gefälschten Webseiten (URL-Check: Domain nicht zur angeblichen Organisation passend)
Dringende Aufforderung, Zugangsdaten einzugeben
Drohende Konsequenzen bei Nicht-Antwort innerhalb kurzer Frist
Absender gibt sich als bekannte Institution aus (Finanzamt, Gericht, Strafverfolgungsbehörde)

Aktion: SPAM — PHISHING und: Hinweis an Kanzlei-IT

Kategorie 6: Spamfilter-Umgehungsversuche

Kennzeichen:

Wörter mit Ziffern statt Buchstaben: "R3cht", "An1walt"
Unsichtbare Zeichen, übermäßige HTML-Formatierung
Betreff-Zeile in Großbuchstaben: "DRINGEND!!!" ohne Substanz
Mehrfache Leerzeichen oder Zeilenumbrüche zur Zeichentrennung

Aktion: SPAM — FILTER-UMGEHUNG

Positive-Signal-Liste (kein Spam)

Die folgenden Merkmale sprechen gegen Spam:

Konkreter Sachverhalt mit Datum, Personen, Ort
Deutschsprachig oder in einer der unterstützten Sprachen (EN, FR, IT)
Persönliche Anrede oder Selbstvorstellung
Reale Absender-Domain (kein Wegwerf-Mail-Dienst)
Anhang mit relevanten Dokumenten (Kündigung, Bescheid, Vertrag)

Verhalten bei SPAM-Erkennung

Keine Erstantwort generieren.
Skeleton-Eintrag im CRM nur mit Status "SPAM" und Typ; keine vollständige Datenerfassung.
Sekretariat erhält Hinweis mit Aussortierungsempfehlung.
Bei Phishing: zusätzliche Meldung an die Kanzlei-IT.
Bei VERDÄCHTIG (nicht eindeutig): Empfehlung zur manuellen Prüfung durch Rechtsanwalt oder erfahrene Mitarbeiter vor Beantwortung.

Falsch-Positiv-Schutz

Der Filter ist bewusst konservativ eingestellt. Im Zweifel lieber VERDÄCHTIG als SPAM — echte Anfragen dürfen nicht unbeantwortet aussortiert werden. Die Endentscheidung liegt immer beim Sekretariat.

Verweise auf andere Skills

anfrage-eingang-parser — liefert den geparsten Text für die Filter-Analyse
folgekorrespondenz-vorbereiten — erhält den Spam-Status
dringlichkeitsmarker — läuft nur bei KLAR-Status
erstantwort-generator — wird nur bei KLAR-Status ausgeführt