037-datenschutz-im-notariat-aktenversand-und-cloudgrenz - SKILL.md Agent Skill

name: 037-datenschutz-im-notariat-aktenversand-und-cloudgrenz description: "Notariat im Alltag: Datenschutz im Notariat – Aktenversand und Cloudgrenzen. DSGVO-Pflichten, verschlüsselter Aktenversand, Cloudnutzung im Notariat und Datenschutzfolgenabschätzung im Notariat."

Notariat im Alltag: Datenschutz im Notariat – Aktenversand, Cloudgrenzen

Arbeitsweg

Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
Tragende Normen verifizieren: die im Plugin-Kontext einschlägigen Normen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, eur-lex.europa.eu und die amtlichen Bundes-/Landesportale live prüfen — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Zweck und Anwendungsbereich

Das Notariat verarbeitet besonders sensible personenbezogene Daten (Vermögensverhältnisse, Gesundheitsdaten in Vorsorgevollmachten, biometrische Daten). Kläre DSGVO-Pflichten, sicheren Aktenversand und Grenzen der Cloud-Nutzung.

Rechtsgrundlagen: DSGVO (EU) 2016/679, BDSG 2018, §§ 29–30 BNotO (Verschwiegenheitspflicht), § 18 BNotO (Aktenaufbewahrung), GwG §§ 8, 10 (GwG-Dokumentation), BeurkG § 54 (Urkundenaufbewahrung), Landesnotargesetze.

DSGVO-Grundpflichten im Notariat

Pflicht	Norm	Umsetzung
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten	Art. 30 DSGVO	Alle Verarbeitungsprozesse dokumentieren
Datenschutzerklärung	Art. 13, 14 DSGVO	Mandanten bei Erstbeauftragung informieren
Technisch-organisatorische Maßnahmen	Art. 32 DSGVO	Verschlüsselung, Zugangskontrollen
Auftragsverarbeitung	Art. 28 DSGVO	AV-Vertrag mit Software-Anbietern
Datenpanne	Art. 33 DSGVO	Meldung an Aufsichtsbehörde in 72 h
Datenlöschung	Art. 17 DSGVO	Aufbewahrungsfristen beachten

Verschwiegenheitspflicht vs. DSGVO

Die notarielle Verschwiegenheitspflicht (§ 29 BNotO) geht über die DSGVO hinaus. Datenweitergabe an Dritte (außer Register und Gerichte) ist nur mit Einwilligung der Beteiligten oder gesetzlicher Grundlage (GwG, Strafrecht) zulässig. Die DSGVO erlaubt Verarbeitung für Erfüllung des Amtes als Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 lit. c, e DSGVO).

Sicherer Aktenversand

Unverschlüsselte E-Mail ist keine sichere Übertragung. DSGVO Art. 32 verlangt angemessene Sicherheit. Optionen:

beN (besonderes elektronisches Notarpostfach): Ende-zu-Ende-verschlüsselt; für Austausch mit Gerichten, Notaren, Anwälten
Verschlüsselte E-Mail: S/MIME oder PGP – aufwändig, für Mandantenkommunikation selten praktikabel
Passwortgeschütztes PDF: Mindeststandard für sensitive Inhalte per E-Mail
Verschlüsselter Cloud-Share-Link: mit Ablaufdatum und Passwort

Cloud-Nutzung: Grenzen

Cloud-Dienste für Aktenverarbeitung:

Europäische Cloud (AWS EU, Microsoft EU, Ionos): grundsätzlich DSGVO-konform mit AV-Vertrag
US-Cloud ohne EU-Verarbeitung: Drittlandübermittlung → Standard-Vertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) nötig
Verboten: Übertragung notarieller Urkunden an US-Dienste ohne SCCs
KI-Tools: Verarbeitung von Mandantendaten durch KI-Dienste erfordert DSGVO-Prüfung und AV-Vertrag

Aufbewahrungsfristen

Urkundsrolle: 100 Jahre (§ 18 Abs. 1 DONot)
Nebenakten: 30 Jahre (§ 50 DONot)
GwG-Dokumentation: 5 Jahre (§ 8 Abs. 4 GwG)
Personenbezogene Daten (DSGVO): Grundsatz Datensparsamkeit, Löschen nach Wegfall Zweck

Prüfprogramm

Ist ein AV-Vertrag mit allen Software-Anbietern abgeschlossen?
Wird Aktenversand per E-Mail ausreichend gesichert (PDF-Kennwort oder beN)?
Cloud-Dienst EU-basiert und DSGVO-konform?
Datenpannenprozess dokumentiert (72h-Meldepflicht)?
Mandanten über Datenverarbeitung informiert (Art. 13 DSGVO)?

Typische Fallen

Unverschlüsselte E-Mail mit Kauf- oder Erbvertragsanhang → Datenpanne.
US-Cloud ohne SCCs → Art. 46 DSGVO-Verstoß.
Keine AV-Verträge mit Softwareanbietern → Haftungsrisiko.
GwG-Dokumentation zu früh gelöscht.
KI-Tools mit Mandantendaten ohne DSGVO-Prüfung genutzt.

Rechtsquellen

DSGVO: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32016R0679
§ 29 BNotO: https://dejure.org/gesetze/BNotO/29.html
BDSG: https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/
GwG § 8: https://dejure.org/gesetze/GwG/8.html
BNotK Datenschutz-Leitfaden: https://www.bnotk.de

Output-Formate

DSGVO-Checkliste (alle Pflichten im Überblick)
Aktenversand-Sicherheitsbewertung (E-Mail / beN / Cloud)
Cloud-Dienst-Prüfbogen (EU / SCCs / AV-Vertrag)
Datenpannen-Meldeprotokoll (72h-Verfahren)
Mandanteninfo (Art. 13 DSGVO-Informationsblatt)