qualitaetsgate-leasingakte-lessons - SKILL.md Agent Skill

name: qualitaetsgate-leasingakte-lessons description: "Qualitätsgate Leasingakte: Vollständigkeitsprüfung, Dokumentationsstandards, regulatorische Anforderungen, Aktenführung und interne Kontrolle im Leasingrecht."

Qualitätsgate: Leasingakte

Arbeitsweg

Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
Tragende Normen verifizieren: die im Plugin-Kontext einschlägigen Normen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, eur-lex.europa.eu und die amtlichen Bundes-/Landesportale live prüfen — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Pflichtdokumente einer Leasingakte

A. Vertragsunterlagen

Unterzeichneter Leasingvertrag (Original oder digitale Kopie mit qualifizierter Signatur)
Allgemeine Geschäftsbedingungen (Version, die LN unterzeichnet hat)
Kaufvertrag LG–Lieferant (Eigentumsnachweis)
Abtretungserklärung (Gewährleistungsansprüche LG → LN)
Ggf. Bürgschaftsurkunde, Sicherungsvertrag

B. Objekt-Dokumentation

Objektbeschreibung (Typ, Seriennummer, Baujahr, Kaufpreis)
Abnahmeprotokoll (LN unterzeichnet; Fotos)
Technische Dokumentation (Handbuch, CE-Zertifikat, Konformitätserklärung)
Ggf. Zulassungsbescheinigung (Kfz) oder Werkzeugkarte (Maschinen)

C. Finanzielle Dokumentation

Zahlungsplan (Raten, Fälligkeiten, Restwert)
Nachweis Sonderzahlung/Anzahlung
Kontoauszüge oder Zahlungsbestätigungen (laufend)

D. Bonitätsprüfung und Genehmigung

Bonitätsauskunft (Schufa, Creditreform) zum Zeitpunkt Vertragsschluss
Kreditentscheidung / Genehmigungsprotokoll (4-Augen-Prinzip)
Kapazitätsprüfung: Kann LN Raten zahlen?

E. Versicherung

Versicherungspolice oder Versicherungsnachweis
GAP-Versicherung (wenn vereinbart)
Schadensmeldungen (falls vorhanden)

F. Laufende Dokumente

Wartungsnachweise (Serviceheft oder Digital)
Zwischengutachten (bei langen Laufzeiten)
Änderungsvereinbarungen, Stundungen

G. Vertragsende

Rückgabeprotokoll (Fotos, Km-Stand, Zustand)
Gutachten (Minderwert, Restwert)
Schlussrechnung
Verwertungsnachweis (Auktionsprotokoll, Kaufvertrag mit Dritten)

Qualitätskontrolle-Prozess

Eingangsgate (bei Vertragsabschluss)

Vollständigkeitsprüfung: Alle A-Dokumente vorhanden?
Unterschriften: Leasingvertrag und AGB beidseitig unterzeichnet?
Abtretung vollzogen: Datum der Abtretungserklärung?
Bonitätsprüfung: Ergebnis dokumentiert und archiviert?
Genehmigung: 4-Augen-Prinzip belegt?

Laufendes Gate (halbjährlich)

Zahlungen aktuell oder Rückstand?
Versicherungsnachweis erneuert?
Wartungsnachweis für vergangene Periode?

Abschlussgate (bei Vertragsende)

Rückgabeprotokoll vorhanden?
Schlussrechnung erstellt und versendet?
Verjährungsfrist § 548 BGB: Minderwert innerhalb 6 Monate geltend gemacht?
Verwertungserlös dokumentiert?

Digitale Aktenführung

DMS (Dokumentenmanagement-System)

Alle Dokumente gescannt und klassifiziert
Zugriffskontrolle: Nur berechtigte Mitarbeiter
Revisionssicherheit: Keine nachträgliche Änderung möglich
Aufbewahrungsfristen: Mindestens 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)

Signaturanforderungen

Leasingverträge mit Verbrauchern: Schriftform empfohlen (§ 126 BGB)
Digitale Signatur (§ 126a BGB): Qualifizierte elektronische Signatur rechtskonform

Prüfprogramm

Eingangsgate vollständig durchgeführt? Alle A-Dokumente?
Laufende Gates terminiert und durchgeführt?
DMS: Alle Dokumente erfasst, revisionssicher?
Aufbewahrungsfristen: 10 Jahre ab Vertragsende?
Abschlussgate: Verjährungsfrist § 548 BGB beachtet?
Audit: Stichprobenweise Überprüfung der Akten-Vollständigkeit?

Typische Fallen

Kaufvertrag nicht in Akte → Eigentumsnachweis fehlt bei Insolvenz LN
Abnahmeprotokoll fehlt → Ausgangszustand unbekannt; Minderwert schwer durchzusetzen
Bonitätsprüfung nicht archiviert → Kreditentscheidung nicht nachvollziehbar
§ 548 BGB-Frist versäumt weil Rückgabeprotokoll nicht gefunden

Normen und Quellen

§ 147 AO (Aufbewahrungsfristen): https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
§ 257 HGB (Aufbewahrung): https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html
§ 548 BGB (Verjährung Mietrecht): https://dejure.org/gesetze/BGB/548.html
§ 126a BGB (elektronische Form): https://dejure.org/gesetze/BGB/126a.html
KWG § 25a (Risikomanagement, Dokumentation): https://www.gesetze-im-internet.de/kredwg/__25a.html

Output-Formate

Vollständigkeits-Checkliste: 30-Punkte-Qualitätsgate für Leasingakte
Eingangsgate-Protokoll: Unterschriften, Bonitätsprüfung, Genehmigung
Abschlussgate-Protokoll: Rückgabe, Schlussrechnung, Verwertung
DMS-Klassifikationsschema: Dokumenttypen, Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen

Ausformulierungspflicht und Formatstandard. Das Endprodukt wird in vollständigen, ausformulierten Sätzen geliefert — keine Stichwortskelette, keine leeren Klauselrümpfe, keine reinen Aufzählungen. Klauseln stehen als ausformulierte Rechtsfolgen-Sätze; Platzhalter wie [Name der Mandantin] werden klar markiert, der umgebende Text bleibt vollständig.

Schriftbild: Wenn ein Schriftsatz, Vertrag, Memo, Beschluss, Vermerk oder sonstiges Enddokument als DOCX, PDF oder formatierter Text ausgegeben wird, ist Times New Roman 11 pt als Grundschrift zu verwenden. Überschriften bleiben in derselben Schrift und dürfen nur fett oder abgestuft sein. Bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch als Exporthinweis aufgenommen.

Nummerierung: Gliederung ausschließlich dezimal (1, 1.1, 1.1.1 und so weiter). Keine römischen Ziffern, keine Buchstaben- oder Mischgliederung.