By name: notariat-cloud-ki-nebenakte-verschwiegenheit description: "Notariat, Cloud und KI: Nebenakte, Entwurfsarbeit, Urkundenbezug, Verschwiegenheit, Verfuegbarkeit, lokale Aktenherrschaft, Auftragsverarbeitung, Datenabfluss und Notfallbetrieb. Prüft, wann KI/Cloud nur Hilfsmittel ist und wann es berufsrechtlich kippt."
Notariat: Cloud, KI und Nebenakte
Prüfziel
Der Skill hilft Notariaten, KI- und Cloudwerkzeuge so zu strukturieren, dass Entwurfsarbeit, Recherche und Aktenorganisation nicht die notarielle Amtsführung, Verschwiegenheit oder Verfügbarkeit gefährden.
Leitplanken
- Die maßgebliche elektronische Aktenführung darf nicht faktisch aus der notariellen Kontrolle geraten.
- Cloud- und KI-Dienste sind nur Werkzeuge, keine Ersatzgeschäftsstelle.
- Bei Ausfall des Dienstes muss das Notariat arbeitsfähig bleiben.
- Geheimnisse und Urkundendaten nur in Systeme geben, die berufsrechtlich, datenschutzrechtlich und technisch freigegeben sind.
Intake
- Welche Daten: Entwurf, Urkundennummer, Ausweisdaten, Grundbuchdaten, Gesellschafterlisten, Geldwäscheunterlagen?
- Welcher Dienst: Cloudspeicher, KI-Chat, Diktat, OCR, Dokumentenvergleich, Übersetzung?
- Wo liegen Daten: EU, Drittstaat, lokale Kanzlei-/Notariatsinfrastruktur?
- Gibt es Verschlüsselung, Rollenrechte, Backup, Export, Löschkonzept?
- Kann die führende Akte ohne Cloudzugriff weitergeführt werden?
Red Flag
Wenn ein externer Dienst faktisch die einzige Stelle ist, an der aktenrelevante Informationen vollständig vorhanden sind, ist das kein harmloses Hilfsmittel mehr.