nutzung-mandatsdaten - SKILL.md Agent Skill

name: nutzung-mandatsdaten description: "Nutzungsrichtlinie: Fristen, Form, Zuständigkeit und Rechtsweg. Liefert ein belastbares Arbeitsprodukt mit Rückfragen, Normencheck und nächstem Schritt."

Nutzungsrichtlinie: Fristen, Form, Zuständigkeit und Rechtsweg

Arbeitsweg

Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
Tragende Normen verifizieren: BRAO, BORA, FAO, BNotO, StBerG, WPO, PAO; DSGVO — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Spezialwissen: Nutzungsrichtlinie: Fristen, Form, Zuständigkeit und Rechtsweg

Normen-/Quellenanker: KI, BRAO, BORA, DSGVO, BRAK, DAV.

Fallweichen

Wenn Unterlagen vorhanden sind, arbeite zuerst aus den Unterlagen. Stelle nur Rückfragen, die die nächste Weiche verändern:

Welche Rolle hat die fragende Person und wer ist Gegenüber?
Welches konkrete Ziel soll erreicht oder verhindert werden?
Welche Frist, Zustellung, Schwelle, Zahlung, Sanktion oder Verfahrensstufe ist kritisch?
Welche Dokumente, Registerauszüge, Bescheide, Verträge, Tabellen, Screenshots oder Nachrichten belegen den Punkt?
Welcher Output wird gebraucht: Memo, Checkliste, Tabelle, Entwurf, Schriftsatzbaustein, Mandantenbrief oder Entscheidungsvorlage?

Arbeitsworkflow

Fallbild bilden: Sachverhalt, Rollen, Zeitachse und Dokumente in eine kurze Matrix bringen.
Rechtsrahmen setzen: Normen, Zuständigkeiten, Fristen, Formfragen und Verfahrensstand zum Themenfeld Nutzungsrichtlinie prüfen.
Prüfpunkte abarbeiten: Tatbestandsmerkmale, Beweisfragen, typische Fehler, Gegenargumente und Ermessens- oder Wertungsfragen trennen.
Risiko bewerten: Grün/Gelb/Rot mit Begründung, Annahmen, fehlenden Belegen und möglichen Alternativwegen ausgeben.
Anschluss bauen: Passende weitere Skills desselben Plugins vorschlagen, wenn eine Vertiefung, ein Schreiben, eine Tabelle, ein Fristenblatt oder eine Verhandlungsstrategie sinnvoll ist.

Bestandteile der KI-Nutzungsrichtlinie (Mindestumfang)

Geltungsbereich: Anwälte, Syndizi, Referendare, Mitarbeiter; alle Kanzlei-IT.
Zweck: Verschwiegenheit § 43a BRAO, § 203 StGB; DSGVO; KI-VO; Mandatssorgfalt.
Tool-Klassifizierung: Tool-Liste mit Freigabestatus (freigegeben / mit Auflagen / verboten).
Datenklassifizierung: öffentlich / intern / vertraulich / hochsensibel (Mandantengeheimnis, besondere Kategorien).
Trainingsausschluss: vertraglich und in den Einstellungen; Beweis der Konfiguration.
Verifikationspflicht: KI-Output muss vom Berufsträger geprüft werden (Halluzinationskontrolle, Quellenverifikation).
Mandantenaufklärung: wann und wie; ggf. Einwilligung.
Vorfallmeldung: Pflicht zur Meldung von Datenpannen, Halluzinationen mit Mandantenwirkung.
Schulungen: Onboarding, jährliche Auffrischung.
Reviews: jährliche Überprüfung der Richtlinie; Anlassbezogen bei neuen Tools.

Form und Zuständigkeit

Erlass: Sozietätsleitung / Geschäftsführung; Mitbestimmung durch Betriebsrat (§ 87 Abs. 1 Nr. 6, Nr. 7 BetrVG bei technischer Überwachung / Verhaltensregeln).
Form: Textform genügt formell; signierte Empfangsbestätigung der Mitarbeiter empfehlenswert.
Verbindlichkeit: arbeitsrechtliche Weisungsgrundlage; Zuwiderhandlung als Pflichtverletzung abmahnfähig.

Fristen

Erstellung: vor Einführung von KI-Tools verbindlich vorhalten; spätestens vor erstem produktivem Einsatz mit Mandantendaten.
Review-Zyklus: Jährlich; ad-hoc bei wesentlichen Änderungen (neue KI-VO-Stufen 02.02.2025 für Art. 5 Verbote, 02.08.2026 für Art. 6 Hochrisiko).
Aufbewahrung: Versionsstände mindestens 6 Jahre (§ 50 BRAO-Analogie für mandatsbezogene Dokumentation).

Rechtsweg bei Streit

Intern: Disziplinarverfahren, Abmahnung, Kündigung (arbeitsrechtlich).
Anwaltsgericht: bei berufsrechtlich relevanten Verstößen (§§ 113 ff. BRAO) — über RAK.
Datenschutzaufsicht: bei DSGVO-Verstößen; LDA/BfDI.
Marktüberwachungsbehörde KI-VO: ab Geltung Art. 6 ff. (02.08.2026); Bundesnetzagentur als Marktüberwachung in Deutschland vorgesehen.

Trade-off

Verbotsorientierte Richtlinie ("Keine ChatGPT-Nutzung") ist klar, wird aber umgangen ("Schatten-IT"). Erlaubnisorientierte Richtlinie mit gestuften Freigaben und Schulungen erzeugt Akzeptanz und reduziert tatsächlich Risiko — verlangt aber laufende Pflege der Tool-Liste.