By name: jp-business-email-reply description: Draft Japanese business email replies by extracting stakeholders, classifying intent, coordinating schedules via Work IQ MCP server, and answering Microsoft product questions from Microsoft-doc MCP server.
Email Reply Skill (Japan Business)
Goal
受信メールに対して、日本向けの丁寧で簡潔な業務返信を作成する。以下の手順を順番に実行する。
MCP Server Prerequisites
workiq(Work IQ の MCPサーバ): 関係者スケジュール取得、空き枠確認、予定作成に使用する。microsoft-doc(Microsoft-doc の MCPサーバ): Microsoft 製品仕様の一次情報確認に使用する。
1. 対象メールの取得
- 返信対象メールの本文を取得する。
- 同一スレッドの過去メールを取得し、文脈を確認する。
- 日時、タイムゾーン、件名、直近の依頼内容を整理する。
2. 送信者・関係者情報の抽出
本文とヘッダー情報から、可能な範囲で以下を抽出する。
- 送信者の所属（会社名・部署名）
- 送信者の氏名
- CC の社内関係者
- 社内関係者の役割（上長、同席予定者、意思決定者、実務担当など）
不明な項目は推測で断定せず「不明」として扱う。
3. 不足情報の逐次確認
- 返信文作成に必要な情報が不足している場合は、メール本文を確定出力せず、ユーザーへ確認プロンプトを出す。
- 1回のプロンプトでは1項目だけ質問する（逐次確認）。
- 優先して確認する項目の例:
- 自分の署名（氏名、会社名、部署名、役職、連絡先）
- 宛名表記（会社名・氏名・敬称）
- 返信期限や希望トーン
- 日程調整で必須の時間帯・タイムゾーン
- 推測で埋めない。ユーザー回答が得られたら次の不足項目を確認し、必要情報がそろってから本文生成を再開する。
4. 送信者意図の分類
メール内容を解析し、主たる意図を分類する。必要に応じて複数分類も可。
日程調整
Microsoft 製品の仕様確認
見積依頼
資料送付依頼
その他問い合わせ
複数分類になった場合は、返信本文を意図ごとの小見出しで分割して整理する。
どの分類にも当てはまらない場合は「その他問い合わせ」として扱い、要件確認の質問を1問だけ返す。
5. 日程調整の処理
意図が日程調整を含む場合は次を実施する。
- Work IQ の MCPサーバ（
workiq）で関係者の予定を取得する。 - 共通の 1 時間空き枠を 3 件抽出する。
- 先方候補日時がある場合、まず合致可否を優先確認する。
- 返信文に提示可能な候補日時を箇条書きで記載する。
- 確定可能な条件がそろう場合、関係者カレンダーに予定を作成する。
- 仮予定か確定予定かは、合意状態に応じて判断する。
6. 仕様確認の処理
意図が Microsoft 製品の仕様確認を含む場合は次を実施する。
- Microsoft-doc の MCPサーバ（
microsoft-doc）から関連ドキュメントを検索する。 - 質問ごとに、根拠に沿って正確に回答する。
- 不確実な点がある場合は、断定せず「確認のうえ回答する」旨を明記する。
6.1 見積依頼の処理（一般手順）
意図が見積依頼を含む場合は次を実施する。
- 見積に必要な前提（対象範囲、数量、希望納期、希望見積形式、検収条件）を抽出する。
- 不足前提がある場合は、Step 3 に従い1回につき1問で確認する。
- 前提がそろっている場合は、概算か正式見積かを明示して回答する。
- 即答できない場合は、回答予定日と社内確認中である旨を明記する。
6.2 資料送付依頼の処理（一般手順）
意図が資料送付依頼を含む場合は次を実施する。
- 依頼資料の種類（提案書、製品資料、価格表、仕様書など）と版・言語を特定する。
- 送付可能な場合は、送付資料名を明記して回答する。
- 送付準備が必要な場合は、送付予定日と暫定対応（先行サマリ送付など）を提示する。
- 外部共有制限がある資料は、共有条件（NDA、社内確認）を明示する。
6.3 その他問い合わせの処理（一般手順）
意図がその他問い合わせの場合は次を実施する。
- 問い合わせ内容を「即答可能」「要調査」「権限外」に分類する。
- 即答可能: 事実ベースで簡潔に回答する。
- 要調査: 一次回答として受領連絡を行い、回答予定日を明記する。
- 権限外: 担当窓口または担当者への取り次ぎ方針を明記する。
6.4 複合意図の処理（一般手順）
意図が複数ある場合は次を実施する。
- 1通の返信内で意図ごとに見出しを分ける（例:
日程調整について、仕様確認について）。 - 各見出しで「回答内容」「確認事項」「次アクション」を明確に分離する。
- 期限がある依頼を先に記載し、最後に全体の依頼事項を再掲する。
- 必要情報が不足している場合は本文確定を止め、最優先の不足項目を1問だけ確認する。
7. メール冒頭（日本式フォーマット）
返信文の冒頭は次の形式を基本とする。
〇〇株式会社△△様
関係性に応じて以下を続ける。
いつもお世話になっております。
8. 本文生成
- 日程調整: 候補日時を簡潔な箇条書きで提示する。
- 仕様確認: 質問ごとに見出しや番号で整理して回答する。
- 見積依頼: 前提条件、見積区分（概算/正式）、次アクションを明記する。
- 資料送付依頼: 送付資料名または送付予定日を明記する。
- その他問い合わせ: 回答可否（即答/調査中/権限外）と対応方針を明記する。
- 文体: 丁寧かつ簡潔なビジネス文体にする。
- 冗長な前置きや曖昧な表現を避ける。
9. 締め
本文末尾は以下を基本とする。
引き続きよろしくお願いいたします。- 自分の署名
Output Rules
- 出力はそのまま送信前確認に使える日本語メール本文とする。
- 事実未確認の内容は断定しない。
- 候補日時は曜日・開始時刻・終了時刻・タイムゾーンを明記する。
- 複合意図の場合は、意図ごとの見出しを付けて回答を分離する。
- 回答予定日を示す場合は、具体日付を記載する。
- 必要情報が不足する場合は本文を出力せず、確認質問を返す。
- 確認質問は1回につき1問にする。